Hemos definido los PROCESOS como conjuntos de operaciones que transforman unas entradas en unas salidas, consumiendo unos recursos.
Una gestión por procesos supone descomponer los productos (o servicios) de nuestra empresa en productos intermedios que van pasando por diferentes etapas adquiriendo valor.
Parece tan evidente (¿qué otra manera hay de hacer las cosas?) que resulta difícil de comprender que implantarlo implique una revolución, un cambio de mentalidad.
Y sin embargo así es: supone mucho esfuerzo sobre todo para romper inercias anteriores.
Por tanto, las ventajas que aporta deben de ser importantes para compensar tanto esfuerzo.
Entre estas ventajas están las “de manual”, las que siempre aparecen: reducción de costes, aumento del control, mejora de la comunicación… que sí, que son ciertas; y muy similares a las de cualquier otro sistema de gestión.
Así que, por aportar, voy a comentar las que desde mi punto de vista son las ventajas particulares de la gestión por procesos, no digo exclusivas pero sí que la caracterizan y que quizá no sean las que más aparecen:
En vez de resolver el gran problema, marcamos productos y objetivos intermedios, y resolvemos 10 problemas menores. O alguno de ellos.
Solo con plantearlos ya tendremos una visión global de las rutas que siguen nuestros productos, como se relacionan con los recursos de la empresa y qué áreas debemos mejorar.
2) Da visibilidad de los recursos:
En esta visión por procesos, además del producto cobra especial importancia el recurso. Una máquina, persona o un equipo pequeño tiene asignados uno o varios procesos en los que va aportando valor a un producto intermedio, acercándolo al producto final.
El recurso realiza operaciones similares, lo que permite especializarse en esas operaciones y ser la mejor fuente de oportunidades de mejora.
Y permite medir y establecer indicadores claros, no ratios si no estándares con cantidades concretas de producto esperado.
Con rutas claras de por dónde debe pasar el producto e indicadores que comparan las capacidades de los recursos y la asignación de carga, podremos visibilizar el grado de ocupación de cada recurso.
3) Permite planificar:
Si tenemos las rutas y las capacidades, lo de planificar se vuelve sencillo, tremendamente sencillo. Es más, podremos realizar una planificación por carga finita.
¿Pero cómo? ¿hay alguna planificación que no lo sea? Pues sí: en el 99% de los casos, pero eso da para otro artículo.
En fin, que suerte tienen los que fabrican en serie y pueden obtener todas estas ventajas.
¿Quién ha hablado de fabricación en serie? La gestión por procesos se puede aplicar a producto no seriado. Sólo que es un poco más complejo.
Aunque las ventajas que aporta son incluso mayores.
Ingeniero Industrial | Freelance | Experto en Planificación y Procesos
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