He dedicado ya 10 artículos a hablar de qué son los procesos y cuál es mi aproximación: ir construyendo un puzzle por niveles donde vayan encajando las salidas de un proceso con las entradas del siguiente.
Todo lo comentado es válido a nivel global de la empresa; pero tenemos la tendencia a visualizar estos conceptos de procesos, LEAN, cadena de valor… exclusivamente en la parte de fabricación, pensando además en producto en serie. Y rara vez nos planteamos su idoneidad en entornos de oficina.
¿Por qué ese sesgo?
Creo que hay varios motivos.
El primero puede ser la tendencia a que las mejoras o se centran en los trabajos más de taller o aun planteándose para toda la empresa comienzan por la parte de fabricación. El resto se presenta en cajitas tipo “proceso de ingeniería”, “proceso de compras”, “proceso de contabilidad” y se deja para más adelante… o para nunca. Esto genera un histórico de implantaciones fallidas y de “tierra quemada” en taller; y de proyectos de mejora que nunca se llevaron a cabo en oficina. La cuota de esfuerzo (y presupuesto) para estos se aplica más en temas de formación que de mejora.
Esto para mí es un error. La visión por procesos es transversal y debe plantearse en conjunto para toda la empresa, rompiendo precisamente con los clásicos departamentos. No se puede trazar una cadena de valor de extremo a extremo de la empresa sin pasar también por los departamentos de “cuello blanco”.
Lo que nos lleva a un 2º motivo: ¿Es posible que los departamentos “de oficina” sean más tradicionales y reacios al cambio que los de taller? ¿Que esté más arraigado el “efecto silo” donde primen más los intereses particulares?
Por otro lado, en oficinas los productos son más intangibles (un documento, una aprobación, un paquete de información…) que en planta, lo que dificulta ver el trabajo en curso y donde se está acumulando.
Y también es cierto que los trabajos de oficina suelen coincidir con las primeras etapas de un producto o proyecto, donde en vez de convergir hacia el entregable final a cliente como en fabricación, se abren multitud de frentes menos lineales y con más intervinientes. Es más difícil seguir las líneas de flujo, establecer los eslabones de la cadena y que esté traccionada.
Pero ninguno de estos motivos descarta la aplicación de procesos en trabajos de oficina. Más bien al contrario, lo hacen más necesario y con más potencial de mejora, sobre todo si se hace de manera integral y en conjunto con el resto de la empresa.
¿Te atreves con ello?
Ingeniero Industrial | Freelance | Experto en Planificación y Procesos
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