Reservaba entonces incluso una categoría para los planes útiles, aquellos que sirven para algo.
Vamos hoy a ser un poco más prácticos, centrándonos en estos del tipo útil, e intentar clasificarlos de menor a mayor complejidad.
En mi opinión también de menor a mayor utilidad, aunque entiendo que esto es relativo y que cada uno debe buscar su equilibrio entre el esfuerzo dedicado y el beneficio que obtiene.
Empecemos por los 2 primeros:
1) Desglose de actividades
Vamos a incluir aquí todos esos esfuerzos en intentar desglosar nuestros proyectos o pedidos en entidades más pequeñas y manejables: actividades o tareas.
Sólo este paso ya tiene su mérito. En vez de lanzarnos directamente manos a la obra, nos paramos a pensar en qué partes se puede dividir el trabajo y como realizarlas.
Incluso puede que nos dotemos de un software “de planificar” sencillito, con columnas y tarjetas (mal llamado kanban) para que nos ayude y nos permita comunicarnos con el equipo.
El resultado, las primeras veces, suele ser desastroso.
Las actividades que se definen al principio se olvidan pronto y van siendo sustituidas por otras mucho más urgentes que van surgiendo. Las tareas nuevas que se generan cada semana son más que las que se completan y la pila va creciendo y creciendo…
De fechas, ni hablamos. Preguntar para cuándo se piensa terminar algo es meter mucha presión, así que nada, que cada cual vaya haciendo lo que pueda cuando buenamente pueda.
Pero siempre hay al menos una fecha: la de entrega a cliente. Y ya hemos consumido la mitad del plazo. ¿Hemos avanzado un 50%?
Ni idea.
2) Hitos intermedios
El truco para tener visibilidad durante el proyecto es establecer etapas y objetivos intermedios, y agrupar las tareas bajo estos hitos, o al menos definir las necesarias para que se cumplan.
Hemos simplificado el gran problema en varios menores y con menos variables (divide y vencerás) donde sigue gobernando el caos y los agobios cuando llega el día de cumplir el hito, pero más suavizado y repartido en el tiempo.
También repartimos la presión de una manera un poco más justa, sin penalizar siempre a las etapas finales. Por lo menos a priori. Al final se van a comer como siempre el retraso de los demás, pero lo veremos venir con más antelación.
¿Para hacer algo cuando hay tiempo y se puede, que minimice el impacto final?¿O sólo para así estar más tiempo preocupados?
Al menos hemos empezado a estructurar el plan a través de pasos intermedios y a tener un poco de visión de cómo vamos.
¿Vamos practicando un poco con esto, y dejamos los últimos niveles para más adelante?
Ingeniero Industrial | Freelance | Experto en Planificación y Procesos
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