Así que el primer paso es realizar el desglose o descomposición en tareas.
Lo cual no siempre es sencillo ya que surgen multitud de dudas sobre cuanto desglosar, el tamaño de las tareas… Y más si vas una jugada por delante y sabes que luego vas a ser a ti al que le toque ? relacionar esas actividades.
Yo suelo realizar el desglose desde el punto de vista del producto, empezando desde que es materia prima (o una especificación, o un concepto básico) y viendo qué le va pasando hasta llegar al entregable final, definiendo tareas al menos siempre que se produzca un “cambio de manos”, es decir, cuando pasa a otro recurso.
Pero el mejor consejo para planificar que me han dado es mucho más concreto y sencillo, y se aplica a la hora de poner nombre (o descripción) a las tareas:
“LA TAREA DEBE COMENZAR SIEMPRE POR UN VERBO”
No parece gran cosa ¿verdad? Pues créeme, te hará replantear algunas cosas a la hora de planificar, y te ayudará mucho a la hora de que otros te cuenten lo que hacen en un proyecto.
Porque el VERBO es ACCIÓN, y son las acciones las que consumen tiempo y recursos, las que TRANSFORMAN los productos para aportarles VALOR.
Y porque esta forma de definir las tareas deja fuera a los entregables o a los productos intermedios en sí: necesita explicitar QUÉ le estamos haciendo a ese entregable.
Una tarea no debe llamarse “Entregable X”. Podrá ser “Producir entregable X”, “Verificar entregable X”, “Realizar paso 7/25 del entregable X”, “Transferir entregable X” a la siguiente etapa…
Vistas así, es más fácil relacionar las tareas para conformar proyectos o pedidos: concatenando acciones, algunas de las cuales aportan valor.
Pero espera… ¿estamos hablando de planificación o de cadena de valor?.
Visto así, es más fácil entender QUÉ se pretende que hagan los recursos asignados a las tareas: transformar unas entradas (entregables de otros) en unas salidas (entregables propios).
Y ahora tengo la impresión de que esto empieza a parecerse a los procesos ¿no?.
Ingeniero Industrial | Freelance | Experto en Planificación y Procesos
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