Proliferan en la actualidad softwares de gestión basados en columnas donde se van colocando tareas a modo de post-it: Trello, Asana, Monday…
He trabajado con alguno de ellos y pueden ser muy útiles, no digo que no.
Aunque les reprocho 2 cosas:
Cuando se autodefinen como programas de “planificación” o de “gestión de proyectos”.
O son proyectos muy sencillos o me he perdido algo.
Para mí un proyecto es un conjunto de tareas, sí, pero definidas y estructuradas desde un principio para que cubran todo el proceso, con un desglose de pasos intermedios, y un plan que secuencia y ordena en el tiempo.
Y con estos programas, las tareas suelen ser heterogéneas y definidas según van surgiendo. Hay muchas del tipo realizar un documento, una reunión, llamar a alguien para pedirle algo, un recordatorio… Es decir, sin estructura y con muy poquito plan, si acaso una fecha tope.
Cuando se autodenominan Kanban.
A ver, que la traducción del japonés puede ser “tarjeta”, pero no todo lo que use tarjetas se puede llamar Kanban.
El bien llamado Kanban es una herramienta de la filosofía LEAN, bastante profunda ya que implica 3 conceptos que no suelen darse en estos programas:
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Es una herramienta de gestión visual en planta, por tanto basado en tableros que todo el mundo puede ver o en elementos físicos, no en programas escondidos en dispositivos con contraseña.
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Está pensada para desarrollar un sistema PULL en el que la demanda tira de la cadena de producción. Tiene que haber cadena, estructura, secuenciación…
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El LEAN implica minimizar el desperdicio, con pocas tareas en curso, no grandes pilas de trabajo pendientes.
Por tanto, si me preguntas, ¿tienen interés esos programas de los que hablábamos al principio?
Pues puede que sí, en determinados ámbitos:
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Quizá en la metodología AGILE para proyectos poco definidos que se van concretando sobre la marcha.
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A nivel personal, sustituyendo a los post-it y listas de tareas. Aunque llámame antiguo, pero sigo prefiriendo la lista en libreta con un cuadradito a la izquierda.
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Para gestionar incidencias en un servicio de atención o de reparaciones.
Pero que no lo llamen Kanban.
Ingeniero Industrial | Freelance | Experto en Planificación y Procesos
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