Mucho se ha escrito sobre esta herramienta tan común desde hace años. Generalmente para denostarla.
Yo, que tantas veces he criticado temas en este blog, voy a hacer una excepción y defenderla.
Porque a mí sí me gusta el e-mail.
Es muy fácil encontrarle pegas: dado su uso masivo tiende a infinito las ocasiones en que se usa mal.
Yo también he abusado y (sobre todo) sufrido abusos vía mail:
Cadenas interminables de alegatos y contrarréplicas.
Correos masivos a 25 personas en los que no sabía para qué estaba incluido o si tenía que hacer algo.
Bandejas llenas e inmanejables.
El combo mail + llamada para avisar de que ya te ha mandado algo (y urge respuesta).
Y por supuesto spam.
Pero piensa en la cantidad, mucho más numerosa, de veces que se ha usado bien, que ha servido a su propósito. De esas no solemos acordarnos.
Es una herramienta de comunicación fundamental tanto en la organización interna de la empresa como hacia fuera.
Tiene el equilibrio justo entre la brevedad (no debe ser un informe ni un artículo, ni siquiera una carta formal) y el tiempo de dedicación para estructurar y concretar una idea, demostrando respeto hacia el tiempo del receptor.
Para mí, su principal ventaja es que es una comunicación asíncrona. Es decir, la contestación no debe producirse justo a continuación.
Es lo contrario a la comunicación síncrona o sincronizada que se produce en una conversación cara a cara, por teléfono o incluso en un chat.
Y esto, que parece una desventaja, no lo es. La comunicación síncrona requiere una atención permanente de tu interlocutor, consumiendo el tiempo de ambos e interrumpiendo el trabajo que podríais estar realizando.
Debería estar reservada a casos urgentes o cuando el feedback inmediato es fundamental como en una negociación, una exposición de diferentes puntos de vista para decidir soluciones o una tormenta de ideas. Ni siquiera para reportar el avance de un proyecto.
En la mayor parte de las ocasiones el mensaje que debo dar, la información que aporto o que reclamo es lo suficientemente importante para requerir tu conocimiento o intervención en un plazo razonable, pero no tanto como para pretender que dejes lo que estás haciendo para atenderme.
En contrapartida, en la mayoría de las ocasiones, mándame un mail. Permíteme terminar lo que tengo entre manos.
Te prometo que en mi rutina está revisar el correo varias veces al día, y encontraré un hueco para atenderte.
Ingeniero Industrial | Freelance | Experto en Planificación y Procesos
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